Cos'è la firma elettronica? Guida completa per i principianti

Se hai firmato un contratto di locazione in formato elettronico, hai accettato un'offerta di lavoro online o i termini di un contratto digitale, probabilmente hai utilizzato una firma elettronica. Ti consentono di completare accordi legalmente vincolanti a distanza, senza dover stampare o scannerizzare nulla, diventando così uno strumento utile in tutti i flussi di lavoro aziendali, legali e nell'amministrazione pubblica.

Questa guida ti spiegherà cos'è una firma elettronica, come funziona e qual è il suo valore legale. Analizzeremo anche dove viene utilizzata, come scegliere lo strumento più adatto e quali sono i principali vantaggi dell'adozione della firma elettronica nella tua vita personale e professionale.

Cosa si intende per firma elettronica?

La firma elettronica è un'azione digitale che dimostra il consenso di una persona al contenuto di un documento. Può consistere nel digitare un nome, disegnare una firma, cliccare su un pulsante o selezionare una casella. Secondo l'Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (E-Sign Act) degli Stati Uniti, viene definita come qualsiasi suono, simbolo o processo elettronico collegato a un contratto o a un documento e poi applicato per firmarlo.

La maggior parte delle moderne piattaforme di firma elettronica generano un registro di controllo dettagliato, comprensivo di tempistiche, indirizzi e-mail e dati IP per dimostrare l'identità e le azioni del firmatario.

La differenza tra firma elettronica e firma digitale

Le persone spesso confondono la firma elettronica con la firma digitale, ma non sono la stessa cosa. La firma elettronica è un termine ampio per indicare qualsiasi azione elettronica finalizzata al raggiungimento di un accordo. La firma digitale è invece una tipologia specifica con crittografia e certificati per verificare l'identità e proteggere il documento da eventuali manomissioni.

Quando applichi una firma digitale, il software crea un'impronta univoca del file. Se qualcuno cambia anche solo una parola, l'impronta digitale scompare. Le firme digitali sono inoltre collegate a un certificato rilasciato all'utente, un po' come un passaporto digitale.

Per settori soggetti a regolamentazione come la finanza, la sanità e la legge, le firme digitali forniscono una prova più rigorosa rispetto alle firme elettroniche di base, come un nome digitato o una casella selezionata. Questo perché collegano l'identità del firmatario a un certificato criptato e sigillano il documento, rendendo immediatamente individuabili eventuali modifiche successive alla firma.

Piattaforme come DocuSign e Adobe Sign incorporano il certificato digitale del firmatario nel documento finale, verificandone l'identità e rilevando eventuali manomissioni.

La firma elettronica deve assomigliare alla mia firma manuale?

È possibile, ma non è necessario. Anche se digiti il tuo nome, spunti una casella di controllo o disegni qualcosa che assomiglia a malapena alla tua vera firma, è comunque valida.

Come funziona la firma elettronica?

Le firme elettroniche possono essere adottate in base a diversi livelli di sicurezza. Le firme elettroniche standard privilegiano la rapidità e i passaggi minimi, adatte a documenti di volume elevato o a basso rischio. Le firme digitali includono misure di crittografia aggiuntive per verificare l'identità del firmatario e confermare l'integrità del documento.

Tecnologia standard per la firma elettronica

Con la firma elettronica standard, l'obiettivo principale della piattaforma è quello di registrare rapidamente la volontà del firmatario. Il documento, solitamente in formato PDF o HTML, viene visualizzato attraverso un'interfaccia web o un'app. Il firmatario può digitare il proprio nome, disegnarlo con il mouse o il touchscreen, oppure selezionare una semplice opzione come "Sono d'accordo”.

Dietro le quinte, il sistema genera un registro di controllo per annotare il momento in cui il documento è stato firmato, l'indirizzo e-mail del firmatario, l'indirizzo IP e, talvolta, il dispositivo utilizzato. Alcune piattaforme prevedono passaggi aggiuntivi, come una conferma tramite e-mail o un codice di accesso mediante SMS. Questi elementi aiutano a verificare che la firma sia stata apposta dalla persona giusta, ma non creano un legame crittografico tra la firma e il documento. Senza questo vincolo, le modifiche apportate al documento dopo la firma non potranno essere rilevate automaticamente.

Tecnologia per la firma digitale

La firma digitale è una forma di firma elettronica in cui la crittografia viene utilizzata per collegare l'identità del firmatario al documento. È basata su un'infrastruttura a chiave pubblica (PKI), in cui ogni firmatario dispone di due chiavi associate: una privata controllata e una pubblica che gli altri potranno utilizzare per verificare la firma.

Le chiavi sono collegate a un certificato digitale rilasciato da un'autorità di certificazione (CA) riconosciuta, a conferma dell'identità del firmatario. Il concetto è simile a come Pretty Good Privacy (PGP) protegge i messaggi di posta elettronica utilizzando una crittografia a chiave pubblica verificata.

Quando il firmatario porta a termine l'azione, la piattaforma sottopone il documento a un algoritmo di verifica come il Secure Hash Algorithm 256-bit (SHA-256), producendo un codice univoco di lunghezza fissa per il contenuto del file. Questo codice, noto come hash, viene poi crittografato insieme alla chiave privata del firmatario e diventa la firma digitale. Se il documento viene poi modificato, anche di un solo carattere, il nuovo hash non corrisponderà all'originale.

Per verificarne l'autenticità, il sistema del destinatario utilizza la chiave pubblica del certificato del firmatario per decifrare la firma e rivelare l'hash originale. Quindi crea un nuovo hash dal documento ricevuto e li confronta. Valori corrispondenti confermano che il documento non è stato modificato e l'autenticità della firma.

Questo processo viene impiegato anche in altri contesti di sicurezza, come la verifica delle variazioni di codice, utilizzando una YubiKey per garantire la mancata modifica del software prima del rilascio. L'intero processo dipende dalla validità e dall'affidabilità del certificato della CA.

Come vengono firmati i documenti in formato elettronico

Ecco come generalmente funziona la firma elettronica:

1. Caricamento del file: il mittente inserisce il documento (PDF, Word o un altro formato supportato) nella piattaforma per la firma.
2. Impostazione dei destinatari e invio: il mittente aggiunge i destinatari, inserisce i campi, imposta l'ordine di firma se necessario, e invia il documento.
3. Applicazione della firma: ciascun firmatario inserisce una firma digitando un nome, disegnandolo o caricando un'immagine. La piattaforma genera un registro di controllo con eventi e tempistiche, e può acquisire l'indirizzo e-mail e l'indirizzo IP del firmatario.
4. Messa in sicurezza del file: quando viene utilizzata la firma basata su un certificato, la piattaforma incorpora il certificato digitale del firmatario e la prova crittografica, in modo da consentire ai destinatari di verificare l'identità e l'integrità del documento.
5. Chiusura e conclusione: quando viene applicata una firma digitale, qualsiasi modifica apportata successivamente fa fallire la verifica perché il controllo elaborato non corrisponde più.
6. Invio di copie: tutti gli interessati ricevono la versione finale, spesso con un certificato di completamento.

La firma elettronica è sicura?

Dipende da come la piattaforma implementa la firma e dal livello di sicurezza richiesto. Le versioni di base possono semplicemente confermare la firma di un documento, mentre quelle digitali avanzate utilizzano crittografia, hashing e PKI per impedire la manomissione e verificare l'identità.

I controlli di identità comprendono codici e-mail, scansioni biometriche o certificati digitali, a seconda del grado di rigorosità del processo.

Per i documenti sensibili, le piattaforme sicure crittografano anche i file archiviati e seguono standard quali International Organization for Standardization (ISO) 27001, un punto di riferimento internazionale per la gestione della sicurezza delle informazioni. Queste pratiche sono in linea con i più ampi principi di sicurezza informatica che proteggono i dati dalla compromissione.

Tipologie di firma elettronica

Le firme elettroniche sono catalogate in tre livelli, in base alla sicurezza con cui collegano la firma al firmatario e al grado di protezione del documento da eventuali manomissioni.

Bassa sicurezza

Le firme elettroniche semplici (FES) sono firme elementari per un utilizzo informale e a basso rischio. Comprendono nomi digitati, immagini di firme incollate o scritte sul touchscreen. Non verificano l'identità del firmatario e non presentano alcuna funzione di sicurezza integrata. Le FES possono essere legalmente valide quando la volontà e il consenso sono chiari, ma offrono una evidenza più debole nelle controversie e possono essere facilmente contestate rispetto ai metodi a più elevata affidabilità.

Alta sicurezza

Le firme elettroniche avanzate (FEA) includono la verifica dell'identità e il rilevamento delle manomissioni. Il firmatario viene autenticato (spesso mediante un certificato digitale, credenziali di accesso o un codice monouso) e la firma viene sigillata tramite hashing crittografico. Se il documento subisce modifiche dopo la firma, la verifica fallisce. FEA è uno standard negli accordi commerciali, finanziari e legali in cui si richiede la garanzia di responsabilità.

Alta sicurezza regolamentata

Le firme elettroniche qualificate (FEQ) rispondono a rigorosi requisiti legali, come quelli stabiliti dalla normativa UE Electronic Identification and Trust Services (eIDAS). L'identità del firmatario viene verificata attraverso un controllo formale. Tale operazione può avvenire di persona o in remoto tramite un'identificazione video sicura e, in genere, comporta il possesso di un passaporto o di una carta d'identità nazionale.

Viene quindi emesso un certificato da un fornitore approvato e memorizzato in un dispositivo sicuro, come una smart card o un hardware token. Il FEQ fornisce il supporto legale più efficace ed è richiesto per alcuni documenti, tra cui alcuni contratti finanziari o legali.

La firma elettronica è legalmente vincolante?

Nella maggior parte delle giurisdizioni, lo è. La firma elettronica è legalmente riconosciuta negli Stati Uniti, nell'Unione Europea e in molte altre regioni, a condizione di rispettare alcune condizioni fondamentali. Leggi come l'E-Sign Act statunitense, la Uniform Electronic Transactions Act (UETA), e la normativa eIDAS dell'UE stabiliscono esplicitamente che a una firma non può essere negato l'effetto legale solo per il fatto di essere elettronica.

Cosa rende una firma elettronica legalmente valida

Anche se i requisiti esatti possono variare a seconda della giurisdizione, la maggior parte delle leggi sulla firma elettronica (tra cui l'E-Sign Act statunitense, l'UETA e il regolamento eIDAS dell'UE) riconosce i seguenti aspetti fondamentali:

• Intenzione di firma: la persona deve compiere consapevolmente un'azione atta a manifestare il proprio consenso.
• Consenso alla firma elettronica: entrambe le parti devono acconsentire al ricorso alla firma elettronica. In molte nazioni, tale consenso deve essere esplicito.
• Collegamento della firma al documento: la firma deve essere incorporata nel file o associata a esso, in modo da dimostrare il legame tra le due parti. Se la firma si trova in un sistema separato (come un'e-mail o un registro esterno), è più difficile dimostrare che era destinata a quella specifica versione del documento.
• Conservazione e accesso: tutti i firmatari devono essere in grado di ricevere una copia della versione finale, esattamente com'era quando è stata completata. Se la piattaforma non la conserva, o se qualcuno in seguito dichiara di non aver mai visionato il file firmato, la validità legale della firma si indebolisce.
• Prova di integrità: il documento deve dimostrare l'assenza di modifiche rispetto al momento in cui è stato firmato. Di solito questo aspetto è garantito da avvisi di manomissione, sigilli digitali o hash dei file.

La firma elettronica può essere utilizzata in tribunale?

Sì, e spesso accade. I tribunali esigono prove evidenti dell'identità del firmatario, della sua intenzione di firmare e del mantenimento dell'integrità del documento. Le firme elettroniche ad alta sicurezza possono fornire prove più solide rispetto alle firme autografe, perché includono tracce di controllo digitali, verifica dell'identità e contrassegni anti-manomissione difficili da falsificare o da confutare.

Ecco quali sono le prove generalmente incluse:

• Dettagli di autenticazione: un accesso tramite e-mail, un indirizzo IP, un codice di autenticazione a due fattori (2FA) o un certificato digitale collegato al firmatario. Più il metodo è specifico e sicuro, meglio è.
• Traccia dell'intenzione: un'azione con data e ora, come cliccare su "Accetto” o "Firma del contratto”, mostra la volontà del firmatario. Alcune piattaforme mostrano anche quando il soggetto ha rivisto il documento prima di firmarlo.
• Registri di controllo: una cronologia dettagliata di ogni fase, compreso il momento in cui il documento è stato aperto, chi ha effettuato l'accesso, quale dispositivo è stato utilizzato e quando è stata applicata ogni firma.
• Segnalatori di integrità del file: un pannello di firma PDF per mostrare che il documento è rimasto invariato dopo la firma, o un valore di hash per validare il contenuto del documento.

Dove viene utilizzata la firma elettronica?

La firma elettronica è ormai parte integrante delle operazioni quotidiane in molti settori. Ecco alcune delle situazioni in cui la firma elettronica viene comunemente utilizzata.

Finanza e banche

Banche e assicurazioni utilizzano la firma elettronica per l'apertura di conti, stipula di prestiti, approvazioni di mutui, richieste di carte di credito e modifiche di polizze. I clienti possono esaminare e firmare i documenti online in modo sicuro, senza doversi recare in una filiale.

Le piattaforme di firma elettronica aiutano gli istituti finanziari a soddisfare i requisiti normativi, a proteggere i dati sensibili con la crittografia e i controlli di accesso e ad automatizzare i flussi di approvazione, accelerando i processi e mantenendo la conformità e la sicurezza.

Risorse umane e onboarding

Al momento dell'assunzione, gli addetti alle risorse umane inviano lettere di offerta, moduli fiscali, NDA e altro ancora, solitamente entro il primo giorno di lavoro del dipendente. Le firme elettroniche aiutano a completare il processo senza dover stampare nulla. È anche più facile tenere traccia di chi ha firmato e di cosa manca.

Per le modifiche alle politiche o le promozioni, si utilizzano gli stessi strumenti per registrare i consensi o i rifiuti. Poiché molti dati sulle risorse umane sono sensibili, vengono comunemente utilizzati strumenti di firma elettronica in grado di controllare l'accesso o di limitare il download.

Amministrazione pubblica e servizi legali

L'amministrazione pubblica utilizza la firma elettronica per i servizi ai cittadini, come dichiarazioni dei redditi, permessi e richieste di sussidi. Anche molti tribunali accettano documenti firmati elettronicamente, come affidavit o mozioni, a condizione di rispettare le leggi sulla firma elettronica e le regole del tribunale.

Nella pratica legale, gli studi utilizzano la firma elettronica per contratti, accordi con i clienti e transazioni. Anche se alcuni documenti richiedono ancora l'inchiostro o l'autenticazione notarile, la maggior parte viene ora gestita elettronicamente. La tracciabilità è particolarmente utile in caso di controversie.

Gestione di vendite e contratti

Nelle vendite, le tempistiche sono fondamentali. Poter inviare un contratto in giornata e ottenere la firma senza incontrarsi di persona fa una grande differenza. Gli addetti alle vendite collegano spesso gli strumenti di firma elettronica al Customer Relationship Management (CRM - gestione delle relazioni con i clienti), così quando un accordo è pronto, il sistema può inviare il documento e salvarlo una volta firmato.

Per quanto riguarda i contratti, le aziende utilizzano gli stessi strumenti per inviare gli accordi con i fornitori o aggiornare le clausole con i soci. Invece di dover rincorrere le firme, ricevono una notifica quando ogni parte ha firmato. Il sistema registra tutto, inclusa la versione finale.

Come scegliere uno strumento di firma elettronica

Esistono numerosi strumenti di firma elettronica. Ecco come sceglierne uno adatto alle tue esigenze.

Sicurezza e conformità

Assicurati che il servizio cripti i tuoi dati, protegga i documenti da manomissioni e soddisfi gli standard legali in vigore dove vivi o lavori. Se operi in un settore regolamentato, cerca la conformità alle leggi o agli standard pertinenti, come il regolamento eIDAS dell'UE o la norma ISO 27001 per la sicurezza delle informazioni.

Opzioni di autenticazione

Gli strumenti di base ti permettono di verificare l'identità tramite e-mail. Quelli più avanzati offrono ulteriori passaggi, come codici SMS, PIN o verifiche di identità con foto rilasciate dal governo effettuate di persona o tramite video protetto. Utilizza lo strumento più adatto al livello di rischio del contenuto inviato. Non dovrebbe essere necessario un controllo del passaporto per firmare una ordinazione per il pranzo, ma per i contratti legali è fondamentale adottare misure più restrittive.

Flusso di lavoro e caratteristiche dei documenti

Se invii ripetutamente gli stessi moduli, i modelli ti fanno risparmiare tempo. Dovresti essere in grado di aggiungere campi compilabili, impostare un ordine di firma (la sequenza in cui viene chiesto ai destinatari di intervenire), inviare promemoria e tenere traccia di chi ha firmato. Alcuni strumenti consentono anche di delegare la firma a terzi. Scegli le funzioni più adatte al tuo processo senza aggiungere passaggi inutili.

Integrazione e compatibilità

Lo strumento deve funzionare con i tipi di file da te utilizzati e, idealmente, deve essere connesso ad altri tuoi software, come la posta elettronica, il CRM o l'archiviazione su cloud. Se non si integra con il tuo attuale flusso di lavoro, ti rallenterà e aggiungerà ulteriori passaggi manuali.

Facilità di utilizzo

Le migliori piattaforme di firma elettronica rendono il processo semplice per chi invia e per chi firma. I destinatari devono essere in grado di aprire il documento, compilare i campi richiesti e apporre la propria firma con il minimo dei passaggi. Una guida chiara e un accesso agevole per i dispositivi mobili aiutano a evitare ritardi, soprattutto quando sono coinvolte più persone.

Prezzi e scalabilità

Alcune piattaforme prevedono livelli gratuiti, ma in genere sono molto limitati in termini di numero di documenti inviabili e di funzioni offerte. I piani aziendali sono un'opzione migliore per l'impiego regolare e di solito costano circa 15-40 euro al mese per utente. Presta attenzione ai limiti sul numero di documenti e ai costi aggiuntivi, come la distribuzione tramite SMS o la verifica dell'identità del destinatario.

Se integri il servizio nella tua app, controlla i limiti delle chiamate API. Una chiamata API è una richiesta effettuata dal tuo sistema alla piattaforma di firma elettronica, come l'invio di un documento da firmare o il recupero del suo stato. Alcuni fornitori addebitano costi aggiuntivi se superi il tuo limite mensile di chiamate. Se prevedi una crescita, sfrutta una prova gratuita per vedere come i prezzi e i limiti si adattano al tuo flusso di lavoro.

I principali vantaggi dell'utilizzo della firma elettronica

Il passaggio alla firma elettronica offre i seguenti vantaggi:

Tempi di elaborazione più rapidi

Spedisci un documento, qualcuno lo firma dal telefono o dal portatile e il gioco è fatto. Quando si tratta di chiudere una vendita, di accogliere un dipendente o di ottenere autorizzazioni, le firme elettroniche eliminano gli ostacoli: le persone possono firmare da qualsiasi luogo e le operazioni si svolgono in modo rapido.

Convenienza economica

Con la firma cartacea i costi si accumulano: stampanti, inchiostro, spese postali, tariffe del corriere e ore di lavoro amministrativo. La firma elettronica elimina gran parte di questi problemi e il tempo risparmiato può essere destinato a lavori di maggior valore. Anche se il software di firma elettronica non è gratuito, la maggior parte delle aziende riscontra un forte ritorno sull'investimento, se si considerano il tempo e le risorse risparmiate.

Miglioramento del livello di conformità e dei percorsi di revisione

La firma elettronica facilita il monitoraggio, poiché le operazioni vengono registrate automaticamente. Si tratta di un vantaggio importante in settori regolamentati come quello sanitario o finanziario. Alcune piattaforme offrono campi obbligatori, sigilli anti-manomissione e promemoria automatici per garantire la totale conformità. Se occorre dimostrare chi ha firmato cosa, i registri di controllo del sistema sono a disposizione.

Procedura aziendale ecologica

Meno copie stampate significano meno sprechi: la firma elettronica contribuisce a ridurre la carta, l'imballaggio e le emissioni dovute alla spedizione. Per le aziende orientate alla sostenibilità, si tratta di una scelta obbligata. Alcune piattaforme mostrano anche quante pagine o emissioni di anidride carbonica hai risparmiato, informazioni da condividere con i tuoi clienti. Un piccolo cambiamento a sostegno di operazioni più ecologiche.