Co to jest podpis elektroniczny? Kompletny przewodnik dla początkujących

Jeśli kiedykolwiek zdarzyło Ci się zawierać umowę najmu drogą elektroniczną, akceptować ofertę pracy online lub podpisywać cyfrowy kontrakt, najprawdopodobniej korzystałeś z podpisu elektronicznego. Podpis taki pozwala na zawieranie prawnie wiążących umów na odległość, bez konieczności drukowania czy skanowania papierowych dokumentów, co czyni go niezwykle użytecznym narzędziem w działalności biznesowej, prawnej i administracyjnej.

W tym przewodniku wyjaśniamy, czym jest podpis elektroniczny, na jakiej zasadzie działa i jaki jest jego status prawny. Przyjrzymy się również temu, gdzie stosuje się podpisy elektroniczne, jak wybrać najlepsze narzędzie do tego celu oraz jakie są kluczowe korzyści wynikające z zastosowania podpisów elektronicznych w życiu osobistym i zawodowym.

Czym jest podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny to dowolna czynność elektroniczna, która potwierdza, że dana osoba zgadza się z treścią dokumentu. Czynność ta może polegać na wpisaniu imienia i nazwiska w odpowiednim miejscu, odręcznym nakreśleniu swojego podpisu, kliknięciu przycisku lub zaznaczeniu pola wyboru. Zgodnie z amerykańską ustawą o podpisach elektronicznych w handlu globalnym i krajowym (U.S. Electronic Signatures in Global and National Commerce Act – E-Sign Act) e-podpis definiuje się jako dowolny elektroniczny dźwięk, symbol lub proces powiązany z umową lub dokumentem i stosowany do ich podpisania.

Większość nowoczesnych platform do podpisów elektronicznych generuje szczegółową ścieżkę audytu, obejmującą znaczniki czasu, adresy e-mail oraz dane IP, co pomaga zweryfikować tożsamość sygnatariuszy i podjęte przez nich działania.

Różnica między podpisem elektronicznym a podpisem cyfrowym

Ludzie często mylą podpisy elektroniczne z podpisami cyfrowymi; w rzeczywistości są to dwie różne rzeczy. Podpis elektroniczny to szerokie pojęcie odnoszące się do każdej czynności elektronicznej wyrażającej zgodę. Z kolei podpis cyfrowy to specyficzny rodzaj podpisu elektronicznego, który wykorzystuje szyfrowanie i certyfikaty do weryfikacji tożsamości sygnatariusza oraz do zabezpieczenia dokumentu przed manipulacją.

Kiedy składasz podpis cyfrowy, oprogramowanie tworzy unikalny „odcisk palca” pieczętujący podpisywany plik. Jeśli ktoś zmieni w nim choćby jedno słowo, ta pieczęć zostanie naruszona. Podpisy cyfrowe są również powiązane z wydanym certyfikatem, niczym z cyfrowym paszportem.

W sektorach podlegających szczególnym regulacjom, takich jak finanse, opieka zdrowotna i prawo, podpisy cyfrowe stanowią silniejszy dowód niż zwykłe podpisy elektroniczne opierające się na wpisanym nazwisku lub zaznaczonym polu wyboru. Dzieje się tak, ponieważ łączą one tożsamość podpisującego z certyfikatem kryptograficznym i pieczętują dokument, dzięki czemu wszelkie zmiany wprowadzone po podpisaniu są natychmiast wykrywalne.

Platformy takie jak DocuSign czy Adobe Sign osadzają certyfikat cyfrowy sygnatariusza w końcowym dokumencie, co pozwala zweryfikować jego tożsamość i wykryć jakiekolwiek próby ingerencji w treść pisma.

Czy podpis elektroniczny musi wyglądać jak podpis odręczny?

Wcale nie. Może tak być, ale nie jest to konieczne. Niezależnie od tego, czy wpiszesz swoje nazwisko, zaznaczysz okienko, czy nakreślisz coś, co ledwie przypomina Twoją parafkę, podpis nadal jest tak samo ważny.

Jak działają podpisy elektroniczne?

Podpisy elektroniczne mogą być wdrażane na różnych poziomach wiarygodności. Standardowe podpisy elektroniczne priorytetowo traktują łatwość podpisywania i minimalną liczbę kroków, co sprawia, że dobrze sprawdzają się w przypadku dokumentów o dużym wolumenie lub niskim ryzyku. Podpisy cyfrowe zawierają dodatkowe zabezpieczenia kryptograficzne, które weryfikują tożsamość sygnatariusza i potwierdzają integralność dokumentu.

Technologia standardowego podpisu elektronicznego

W przypadku standardowego podpisu elektronicznego głównym celem platformy jest szybkie poświadczenie woli osoby podpisującej. Dokument, zazwyczaj w formacie PDF lub HTML, jest wyświetlany za pośrednictwem internetowego interfejsu lub aplikacji. Osoba podpisująca może wpisać swoje nazwisko na klawiaturze, nakreślić je myszką lub na ekranie dotykowym, albo wybrać opcję typu „Wyrażam zgodę”.

Jednocześnie w tle system generuje ścieżkę audytu rejestrującą czas podpisania dokumentu, adres e-mail sygnatariusza, jego adres IP, a czasem także urządzenie, z którego korzysta. Niektóre platformy uzupełniają procedurę o dodatkowe kroki, takie jak potwierdzenie e-mailowe lub kod SMS. Czynności te pomagają zweryfikować, czy podpisu dokonała właściwa osoba, nie tworzą jednak kryptograficznego powiązania między podpisem a dokumentem. Bez takiego powiązania zmiany wprowadzone w dokumencie po podpisaniu nie mogą zostać automatycznie wykryte.

Technologia podpisu cyfrowego

Podpis cyfrowy to forma podpisu elektronicznego, która wykorzystuje kryptografię do powiązania tożsamości sygnatariusza z dokumentem. Opiera się on na infrastrukturze klucza publicznego (public key infrastructure – PKI), w której każdy podpisujący posiada dwa powiązane klucze: klucz prywatny, nad którym sam sprawuje kontrolę, oraz klucz publiczny, którego inni mogą użyć do weryfikacji jego podpisu.

Klucze są powiązane z certyfikatem cyfrowym wydanym przez uznany organ certyfikujący, który potwierdza tożsamość osoby podpisującej. Koncepcja ta jest podobna do sposobu, w jaki narzędzie Pretty Good Privacy (PGP) chroni wiadomości e-mail za pomocą zweryfikowanego szyfrowania kluczem publicznym.

Gdy osoba podpisująca kończy czynność, platforma najpierw przepuszcza dokument przez algorytm skrótu, taki jak np. SHA-256 (Secure Hash Algorithm 256-bit), tworząc kod o stałej długości, który jest unikalny dla treści pliku. Ten kod, znany jako hash lub skrót, jest następnie szyfrowany kluczem prywatnym sygnatariusza. W ten sposób powstaje podpis cyfrowy. Jeśli dokument zostanie później zmodyfikowany, nawet o jeden znak, nowy hash nie będzie zgadzał się z oryginałem.

W celu weryfikacji autentyczności system odbiorcy używa klucza publicznego zawartego w certyfikacie podpisującego do odszyfrowania podpisu i ujawnienia oryginalnego skrótu. Następnie tworzy świeży hash z otrzymanego dokumentu i porównuje oba te kody. Zgodne wartości potwierdzają, że dokument nie został zmieniony, a podpis jest prawdziwy.

Proces ten jest wykorzystywany również w innych kontekstach bezpieczeństwa, takich jak weryfikacja zatwierdzeń kodu (code commits) przy użyciu klucza YubiKey, co pozwala upewnić się, że oprogramowanie nie zostało zmodyfikowane przed jego aktywacją. Cały proces zależy od tego, czy certyfikat organu certyfikującego jest ważny i zaufany.

W jaki sposób dokumenty są podpisywane elektronicznie

Oto jak zazwyczaj przebiega elektroniczne podpisywanie dokumentów:

1. Przesłanie pliku. Nadawca przesyła dokument (PDF, Word lub inny obsługiwany format) na platformę do podpisywania.
2. Konfiguracja odbiorców i wysyłka. Nadawca dodaje odbiorców, rozmieszcza pola podpisu, ustala w razie potrzeby kolejność podpisywania i wysyła dokument do podpisu.
3. Złożenie podpisu. Każdy sygnatariusz składa podpis, wpisując swoje nazwisko, rysując je lub przesyłając obraz podpisu. Platforma rejestruje ścieżkę audytu wraz ze zdarzeniami i znacznikami czasu, ewentualnie zachowując także e-mail i adres IP podpisującego.
4. Zabezpieczenie pliku. W przypadku podpisywania opartego na certyfikatach platforma osadza w pliku certyfikat cyfrowy sygnatariusza i dowód kryptograficzny, dzięki czemu odbiorcy mogą zweryfikować tożsamość i integralność dokumentu.
5. Zablokowanie i zakończenie. Po złożeniu podpisu cyfrowego każda wprowadzona zmiana spowoduje niepowodzenie weryfikacji, ponieważ obliczona suma kontrolna nie będzie już zgodna.
6. Wysłanie kopii. Wszyscy zainteresowani otrzymują ostateczną wersję dokumentu, często wraz z certyfikatem potwierdzającym ukończenie procesu.

Czy podpisy elektroniczne są bezpieczne?

To zależy od tego, w jaki sposób platforma wdraża podpis i jaki poziom wiarygodności jest wymagany. Zwykły podpis elektroniczny może jedynie potwierdzać, że dokument został podpisany, podczas gdy zaawansowane podpisy cyfrowe wykorzystują szyfrowanie, haszowanie i PKI, aby zapobiegać manipulacjom i weryfikować tożsamość sygnatariuszy.

Metody sprawdzania tożsamości sięgają od kodów e-mail po skany biometryczne lub certyfikaty cyfrowe, zależnie od tego, jak rygorystyczny musi być dany proces.

W przypadku szczególnie wrażliwych dokumentów bezpieczne platformy szyfrują również przechowywane pliki i przestrzegają standardów takich jak te Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej (International Organization for Standardization – ISO) 27001, która jest międzynarodowym punktem odniesienia w zakresie zarządzania bezpieczeństwem informacji. Praktyki te są zgodne z szerszymi zasadami cyberbezpieczeństwa, które chronią dane przed wszelkimi formami naruszenia.

Rodzaje podpisów elektronicznych

Podpisy elektroniczne dzieli się na trzy poziomy, w zależności od tego, na ile bezpiecznie łączą podpis z sygnatariuszem oraz jak skutecznie chronią dokumenty przed manipulacją.

Niska wiarygodność

Zwykły podpis elektroniczny (Simple Electronic Signature – SES) to podstawowy podpis do nieformalnego użytku w sytuacjach o niskim ryzyku. Do tej grupy zaliczają się nazwiska wpisywane na klawiaturze, wklejane obrazy podpisu lub znaki kreślone na ekranie dotykowym. Nie weryfikują one tożsamości podpisującego i nie posiadają żadnych wbudowanych funkcji bezpieczeństwa. SES mogą być prawnie wiążące, gdy wola i zgoda są jasno wyrażone; stanowią jednak słabszy dowód w przypadku sporów i mogą być łatwiejsze do podważenia w porównaniu z metodami o wyższej wiarygodności.

Wysoka wiarygodność

Zaawansowany podpis elektroniczny (Advanced Electronic Signature – AES) posiada funkcję weryfikacji tożsamości oraz wykrywania ewentualnych manipulacji. Sygnatariusz podlega uwierzytelnieniu (często poprzez certyfikat cyfrowy, dane logowania lub kod jednorazowy), a podpis jest pieczętowany za pomocą haszowania kryptograficznego. Jeśli dokument zostanie zmodyfikowany po podpisaniu, wynik weryfikacji będzie negatywny. AES jest standardem w umowach biznesowych, finansowych i prawnych, gdzie odpowiedzialność stron jest warunkiem koniecznym.

Wysoka wiarygodność podlegająca regulacjom

Kwalifikowane podpisy elektroniczne (Qualified Electronic Signatures – QES) spełniają rygorystyczne wymogi prawne, takie jak te określone w rozporządzeniu Unii Europejskiej eIDAS (Electronic Identification and Trust Services). Tożsamość sygnatariusza jest w tym przypadku weryfikowana poprzez formalną kontrolę. Może się to odbyć osobiście lub zdalnie poprzez bezpieczną identyfikację wideo i zazwyczaj wymaga okazania dowodu osobistego lub paszportu.

Certyfikat jest następnie wystawiany przez zatwierdzonego dostawcę i przechowywany na bezpiecznym urządzeniu, takim jak karta procesorowa lub token sprzętowy. Podpis kwalifikowany zapewnia najsilniejszą moc prawną i jest wymagany w przypadku niektórych dokumentów, w tym umów finansowych lub prawnych.

Czy podpisy elektroniczne są prawnie wiążące?

W większości jurysdykcji – tak. Podpisy elektroniczne są prawnie uznawane w USA, UE i wielu innych częściach świata, pod warunkiem spełnienia kilku kluczowych warunków. Przepisy takie jak amerykańskie ustawy E-Sign Act i UETA (Uniform Electronic Transactions Act) oraz unijne rozporządzenie eIDAS wyraźnie stwierdzają, że podpisowi nie można odmówić skutku prawnego tylko dlatego, że ma formę elektroniczną.

Co sprawia, że podpis elektroniczny jest ważny w świetle prawa

Choć dokładne wymogi różnią się w zależności od kraju, większość przepisów dotyczących podpisu elektronicznego (w tym amerykańskie E-Sign Act i UETA oraz unijne eIDAS) uznaje następujące kluczowe elementy:

• Wola złożenia podpisu: osoba musi świadomie wykonać czynność, która sygnalizuje wyrażenie zgody.
• Zgoda na podpisanie drogą elektroniczną: obie strony muszą zgodzić się na korzystanie z podpisów elektronicznych. W wielu regionach zgoda ta musi być jasno wyrażona.
• Powiązanie podpisu z dokumentem: podpis musi być osadzony w pliku lub przypisany do niego w sposób udowadniający, że stanowią całość. Jeśli podpis znajduje się w osobnym systemie (np. w wiadomości e-mail lub zewnętrznym logu), trudniej jest udowodnić, że był przeznaczony dla tej konkretnej wersji dokumentu.
• Przechowywanie i dostęp: każdy, kto złożył podpis pod dokumentem, powinien mieć możliwość otrzymania kopii jego końcowej wersji, dokładnie w takim stanie, w jakim była w momencie ukończenia procesu podpisywania. Jeśli platforma nie zapewni zachowania tej kopii lub jeśli ktoś później stwierdzi, że nigdy nie widział podpisanego pliku, moc prawna podpisu słabnie.
• Dowód integralności: dokument musi wykazywać, że nic nie zmieniło się od momentu jego podpisania. Zazwyczaj dokonuje się tego za pomocą alertów o naruszeniu treści, pieczęci cyfrowych lub skrótów plików (hashy).

Czy podpis elektroniczny może być wykorzystany w sądzie?

Tak, może, i często się tak zdarza. Sądy oczekują jasnych dowodów na to, że sygnatariusz był tym, za kogo się podawał, że miał zamiar podpisać dokument oraz że jego treść pozostała niezmieniona. Podpisy elektroniczne o wysokiej wiarygodności mogą w praktyce stanowić silniejszy dowód niż podpisy tradycyjne (na papierze), ponieważ wykorzystują cyfrowe ścieżki audytu, weryfikację tożsamości i zabezpieczenia przed manipulacją, które są trudne do sfałszowania lub podważenia.

Oto co zazwyczaj obejmuje taki materiał dowodowy:

• Dane uwierzytelniające: może to być logowanie e-mail, adres IP, kod uwierzytelniania dwuskładnikowego (2FA) lub certyfikat cyfrowy powiązany z podpisującym. Im bardziej specyficzna i bezpieczna metoda, tym lepiej.
• Wyrażenie woli: czynność z odnotowanym czasem wykonania, taka jak kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Podpisz umowę”, potwierdza wyrażenie woli sygnatariusza. Niektóre platformy pokazują również, czy sygnatariusz zapoznał się z dokumentem przed jego podpisaniem.
• Logi audytowe: zawierają szczegółową historię każdego kroku, w tym czas otwarcia dokumentu, dane osoby uzyskującej dostęp, używane przez nią urządzenie oraz moment złożenia każdego podpisu.
• Znaczniki integralności pliku: może to być panel podpisu w formacie PDF pokazujący, że dokument nie został zmieniony od czasu podpisania, albo wartość skrótu (hasha), która potwierdza treść dokumentu.

Gdzie wykorzystuje się podpisy elektroniczne?

Podpisy elektroniczne są obecnie stałym elementem działalności w wielu branżach. Oto niektóre z obszarów, w których podpisy elektroniczne są powszechnie stosowane.

Finanse i bankowość

Banki i firmy ubezpieczeniowe wykorzystują podpisy elektroniczne do otwierania rachunków, zawierania umów produktowych, zatwierdzania kredytów hipotecznych, składania wniosków o karty płatnicze i wprowadzania zmian w polisach. Klienci mogą bezpiecznie przeglądać i podpisywać dokumenty online bez konieczności odwiedzania oddziału firmy.

Platformy podpisów elektronicznych pomagają instytucjom finansowym spełniać wymogi regulacyjne, chronić poufne dane za pomocą szyfrowania i kontroli dostępu oraz automatyzować procesy zatwierdzania, przyspieszając procedury przy jednoczesnym zapewnieniu zgodności z przepisami oraz bezpieczeństwa.

Zasoby ludzkie i wdrażanie nowych pracowników

W ramach realizacji procesów rekrutacji zespoły HR wysyłają listy z ofertami pracy, formularze podatkowe, umowy o zachowaniu poufności i inne dokumenty, często jeszcze przed pierwszym dniem pracy nowego pracownika. Podpis elektroniczny pozwala sfinalizować taki proces bez konieczności drukowania jakichkolwiek dokumentów. Łatwiej jest również śledzić, kto podpisał wymagane dokumenty i czego brakuje.

Te same narzędzia są wykorzystywane w celu potwierdzania zapoznania się z nowymi regulaminami lub przyznanych podwyżek. Ponieważ wiele danych kadrowych ma charakter poufny, w tym obszarze powszechnie stosuje się narzędzia do podpisów elektronicznych, które kontrolują dostęp do dokumentów lub ograniczają pobieranie plików.

Działalność administracyjna i prawna

Administracja publiczna wykorzystuje podpisy elektroniczne w usługach dostępnych dla obywateli, takich jak rozliczenia podatkowe, wydawanie pozwoleń czy wnioski o świadczenia. Wiele sądów również akceptuje dokumenty podpisane elektronicznie, takie jak oświadczenia lub wnioski, pod warunkiem, że są one zgodne z obowiązującymi przepisami dotyczącymi podpisów elektronicznych i regulaminami sądowymi.

Kancelarie prawne używają podpisów elektronicznych do zawierania umów, porozumień z klientami i ugód. Choć niektóre dokumenty nadal wymagają podpisu odręcznego lub poświadczenia notarialnego, większość dokumentów biznesowych jest obecnie przetwarzana elektronicznie. Ścieżka audytu jest szczególnie przydatną funkcjonalnością w sytuacjach spornych.

Zarządzanie sprzedażą i umowami

W branży handlowej czas ma kluczowe znaczenie. Możliwość wysłania umowy i uzyskania podpisu tego samego dnia bez konieczności osobistego spotkania robi ogromną różnicę. Handlowcy często łączą narzędzia do podpisów elektronicznych ze swoimi systemami zarządzania relacjami z klientami (Customer Relationship Management – CRM), dzięki czemu po sfinalizowaniu transakcji system może wysłać dokument i zachować go po uzyskaniu podpisu.

W przypadku umów firmy używają tych samych narzędzi do wysyłania kontraktów dostawcom lub aktualizowania warunków współpracy z partnerami. Zamiast dopominać się w nieskończoność o zwrot dokumentów, otrzymują powiadomienie, gdy każda ze stron złoży podpis. System rejestruje wszystko, łącznie z ostateczną wersją dokumentu.

Jak wybrać odpowiednie narzędzie do podpisów elektronicznych

Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi do podpisów elektronicznych. Oto jak wybrać takie, które najlepiej odpowie na Twoje potrzeby.

Bezpieczeństwo i zgodność

Upewnij się, że usługa szyfruje dane, chroni dokumenty przed manipulacją i spełnia normy prawne obowiązujące w miejscu Twojego zamieszkania lub pracy. Jeśli działasz w branży podlegającej szczególnym regulacjom, sprawdź zgodność z odpowiednimi przepisami lub normami, takimi jak rozporządzenie UE eIDAS lub norma ISO 27001 dotycząca bezpieczeństwa informacji.

Opcje uwierzytelniania

Podstawowe narzędzia umożliwiają weryfikację tożsamości za pomocą poczty elektronicznej. Bardziej zaawansowane oferują dodatkowe kroki, takie jak kody SMS, numery PIN lub weryfikację dokumentu tożsamości ze zdjęciem, przeprowadzaną osobiście lub poprzez bezpieczne połączenie wideo. Dopasuj metodę do poziomu ryzyka wysyłanych treści. Nie powinieneś potrzebować paszportu, aby zatwierdzić zamówienie obiadu, ale przy umowach prawnych silniejsze środki bezpieczeństwa są już czymś niezbędnym.

Obieg i funkcje dokumentów

Jeśli wielokrotnie wysyłasz te same formularze i chcesz zaoszczędzić czas, zwróć uwagę na funkcję tworzenia szablonów. Powinieneś mieć możliwość dodawania pól do wypełnienia, ustalania kolejności podpisywania (sekwencji, w której odbiorcy otrzymują prośbę o podpis), wysyłania przypomnień i śledzenia postępów. Niektóre narzędzia pozwalają również podpisującym delegować zadania na inne osoby. Wybieraj funkcje, które najlepiej pasują do Twojego procesu, i unikaj dodawania zbędnych kroków.

Integracja i kompatybilność

Dobre narzędzie powinno współpracować z typami plików, których zwykle używasz, i bezproblemowo łączyć się z innym oprogramowaniem, takim jak poczta elektroniczna, CRM lub pamięć w chmurze. Jeśli nie zintegruje się ono z Twoim obecnym systemem pracy, niepotrzebnie Cię spowolni i wymusi ręczne wykonywanie dodatkowych czynności.

Łatwość użytkowania

Najlepsze platformy do podpisu elektronicznego sprawiają, że cały proces jest prosty zarówno dla nadawców, jak i podpisujących. Osoba podpisująca powinna móc otworzyć dokument, wypełnić wymagane pola i złożyć podpis przy minimalnej liczbie kliknięć. Jasne instrukcje na ekranie i wygodny dostęp z urządzeń mobilnych pomagają zaoszczędzić czas, zwłaszcza gdy w proces zaangażowanych jest wiele osób.

Cennik i skalowalność

Niektóre platformy oferują darmowe plany, ale zazwyczaj są one bardzo ograniczone pod względem liczby wysyłanych dokumentów i dostępnych funkcji. Plany biznesowe są lepszą opcją przy regularnym użytkowaniu i kosztują zazwyczaj od 15 do 40 USD miesięcznie za użytkownika. Przeglądając oferty, zwracaj uwagę na limity liczby dokumentów i dodatkowe opłaty, np. za wysyłkę powiadomień SMS lub weryfikację tożsamości odbiorcy.

Jeśli zamierzasz zintegrować usługę e-podpisu z własną aplikacją, sprawdź limity wywołań API. Wywołanie API to każde zapytanie, które Twój system kieruje do platformy podpisu elektronicznego, np. w celu wysłania dokumentu do podpisu lub sprawdzenia jego statusu. Niektórzy dostawcy pobierają dodatkowe opłaty po przekroczeniu miesięcznego limitu wywołań. Jeśli planujesz rozwój działalności, najpierw skorzystaj z okresu próbnego, aby sprawdzić, czy ceny i limity odpowiadają Twojemu trybowi pracy.

Główne korzyści z używania podpisu elektronicznego

Przejście na podpis elektroniczny oferuje szereg korzyści, z których najważniejsze to:

Szybszy czas realizacji zadań

Wysyłasz dokument, ktoś podpisuje go na telefonie lub laptopie i gotowe. Niezależnie od tego, czy chodzi o sfinalizowanie sprzedaży, zatrudnienie nowego pracownika, czy uzyskanie zatwierdzenia wniosku, podpisy elektroniczne eliminują istotną przeszkodę: ludzie mogą podpisywać dokumenty z dowolnego miejsca, co przyspiesza procesy decyzyjne.

Oszczędność kosztów

Podpisywanie dokumentów w tradycyjnej formie papierowej wiąże się z dodatkowymi kosztami: drukarkami, tuszem, opłatami pocztowymi/kurierskimi i godzinami pracy administracyjnej. Podpis elektroniczny eliminuje większość z tych wydatków. Zaoszczędzony czas można przeznaczyć na zadania o wyższej wartości. I choć komercyjne oprogramowanie do podpisów elektronicznych nie jest darmowe, większość posiadających je firm odnotowuje wysoki zwrot z inwestycji (return on investment – ROI) po uwzględnieniu oszczędności w zakresie czasu i zasobów.

Lepsza zgodność z przepisami i ścieżki audytu

Podpis elektroniczny ułatwia śledzenie dokumentów, ponieważ wszelkie związane z nimi działania są rejestrowane automatycznie. To ogromna zaleta w branżach podlegających regulacjom, takich jak opieka zdrowotna czy finanse. Niektóre platformy oferują pola obowiązkowe, pieczęcie zabezpieczające przed manipulacją i automatyczne przypomnienia, aby zapewnić pełną zgodność z przepisami. A jeśli kiedykolwiek będziesz musiał udowodnić, że ktoś coś Ci podpisał, do dyspozycji masz logi audytowe systemu.

Ekologiczny proces biznesowy

Mniej drukowania oznacza mniej odpadów. Podpis elektroniczny pomaga ograniczyć zużycie papieru i opakowań oraz emisję spalin związaną z transportem przesyłek. Dla firm realizujących cele zrównoważonego rozwoju jest to oczywiste i skuteczne rozwiązanie. Niektóre platformy pokazują nawet, ile stron papieru lub dwutlenku węgla udało Ci się zaoszczędzić dzięki ich usługom; możesz podzielić się tą informacją ze swoimi klientami. To mała zmiana, ale przyczynia się do prowadzenia bardziej ekologicznej działalności.